02/05/2003

Quels types de profils recherchez-vous ?

Maria Coombe DOROTHY DANAHY SAS :

Nous sommes un cabinet de recrutement spécialisé dans le secrétariat bilingue ou trilingue. Nous comptons également une entité « DOROTHY DANAHY LEGAL », que je dirige, qui est spécialisée dans le recrutement de secrétaires juridiques bilingues ou trilingues.

Nous nous intéressons à des profils spécifiques à la demande de nos clients. La moitié de nos candidats sont de langue maternelle anglaise.

Nous recrutons aussi bien des juniors que des seniors, mais nos besoins en seniors s’accroissent de plus en plus même pour les cabinets d’avocats anglo-saxons qui font traditionnellement appel à des juniors.

Nous travaillons avec tout type d’entreprises, des cabinets français, allemands et américains. Notre agence est composée de 7 personnes dont 4 consultants.

Tanya Ireland TM INTERNATIONAL

Nous sommes un cabinet de recrutement spécialisé dans le secrétariat bilingue ou trilingue. Nous sommes implantés sur Paris depuis 1990.

Parmi les postes que nous proposons actuellement, les postes d’assistantes juridiques sont particulièrement nombreux. Nous recrutons des profils qui varient de la candidate junior de niveau BTS à la candidate senior.

Nos clients font appel à nous lorsqu’ils ont besoin de profils très spécifiques. Nous effectuons beaucoup de recherches en Grande-Bretagne pour retenir des candidates de langue maternelle anglaise.

Nous recrutons des profils de type maîtrise LCE-LEA, BTS trilingue ayant effectué un stage ou deux à l’étranger.

Patrick Perroux CLIFFORD CHANCE

Nous sommes un cabinet d’avocats de 460 personnes (dont 250 avocats). Dans le cadre de nos recrutements d’assistantes, nous recherchons de plus en plus des profils bac+4 de type LEA ou LCE spécialisés en anglais et des profils bac +2 en secrétariat ou assistanat qui maîtrise très bien la langue anglaise.

Nous recrutons aussi bien des débutantes que des personnes confirmées ayant une expérience de l’assistanat en cabinet juridique, cabinet de conseil ou d’audit.

Ces candidates s'intègrent rapidement car nous leur offrons la possibilité d'être affectées successivement dans divers groupes.

Cela leur permet de faire connaissance avec des disciplines différentes, d'évaluer la charge de travail, d'apprendre à travailler avec les avocats dont elles dépendent et d'accroître ainsi leurs responsabilités en fonction de leurs capacités.

Cette période d'adaptation varie de 6 mois à un an. Travailler dans un cabinet d’avocats pour un premier emploi de secrétaire est particulièrement formateur car cela exige une grande rigueur et une forte réactivité.

Evelyne Allenne ASYLEN Consulting

Asylen Consulting est un cabinet de recrutement spécialisé dans les domaines, juridique, comptable et ressources humaines.

Nous sommes présents sur le marché depuis 4 ans et travaillons avec des cabinets d’avocats prestigieux ainsi que des entreprises au niveau des Département Juridique ou Direction Financière.

Les 6 derniers mois de l’année 2002 ont été « très calmes » en matière de recrutement en raison de la conjoncture actuelle particulièrement difficile mais nous avons constaté une nette reprise depuis le début de cette année.

Il y a beaucoup plus de demandes de secrétaires de langue maternelle anglaise ainsi qu’une nouvelle tendance vers des recherches de profils juniors sans expérience mais à fort potentiel d’adaptation.

Je distingue 3 catégories de cabinets d’avocats. Pour les cabinets américains ou britannique, les profils recrutés doivent correspondre à leur culture d’entreprise ce qui suppose une démarche de recrutement bien spécifique.

Pour les cabinets franco-francais, la démarche de recrutement et de sélection finale est également différente. Par ailleurs, pour certains de nos clients, le recrutement de juniors est exclu car ils sont à la recherche de secrétaires très performantes et expérimentées.

Et pour d’autres, parmi nos clients il s’agira au contraire d’embaucher  plutôt des juniors à très fort potentiel qui font preuve d’ouverture d’esprit et surtout de souplesse au niveau des horaires.

Les structures anglo-saxonnes tendent vers une pyramide des âges jeune, à la différence des cabinets franco-français  qui demeurent attachés à un minimum d’expérience.

Patrice Delavau DREAMWORK P.A.

Dreamwork est une société de travail temporaire spécialisée dans le conseil en recrutement temporaire bilingue trilingue.

Nous proposons des missions de qualité dans le secteur tertiaire, tous domaines confondus.

Nous travaillons essentiellement avec des grands groupes internationaux, notamment dans le luxe, la mode, les cosmétiques, etc…

Nous recherchons des assistantes de direction, bilingues anglais, des hôtesses d’accueil, des assistantes juniors pour des postes d’assistanat de direction ou spécialisées dans des services tels que export, juridique, gestion, etc…certaines de nos missions sont accessibles aux candidats jeunes diplômées.

Isabelle de Champsavin FEMMES ET CARRIERES

Femmes et Carrières est un cabinet de recrutement dédié aux secrétaires et assistantes. Créé en 1985, nous comptons 9 consultants.

Nous sommes une filiale du Groupe Angela Mortimer, leader britannique dans le recrutement d’assistantes et de secrétaires.

Nous sommes spécialisés dans  les profils d’assistantes bilingues ou de langue maternelle anglaise.

Cependant, nous avons des postes ouverts à toutes les assistantes (commerciale, juridique, de direction, comptable, Ressources Humaines, etc…).

Elisabeth Soskin-Birene ORDINTER

Ordinter est une société de travail temporaire qui existe depuis 1952. Parmi nos 6 agences, nous avons une agence spécialisée dans le secrétariat et l’assistanat.

La moitié de nos missions sont des pré-embauches. Il y a deux catégories d’intérimaires : ceux qui veulent faire de l’intérim et ceux qui sont à la recherche d’un poste stable et qui utilisent alors l’intérim comme un tremplin.

Notre rôle tend à s’impliquer davantage dans la relation avec l’intérimaire. Nous conseillons beaucoup plus nos candidats qu’auparavant.

On leur apprend à se vendre car lorsqu’ils arrivent, ils ont souvent un discours préparé qui s’effondre si une question les déstabilise. On les conseille sur leurs attitudes et sur leur présentation.

Comment une jeune assistante de direction doit elle aborder le marché de l’emploi ?

Maria Coombe DOROTHY DANAHY SAS

Je pense que c’est très bien de commencer sa carrière en tant qu’assistante dans un cabinet d’avocats.

Les tâches à maîtriser sont classiques et cela permet à la jeune assistante de consolider ses acquis par une bonne première expérience professionnelle.

D’autant que dans les entreprises juridiques, que ce soit des cabinets d’avocats ou des sociétés d’audit, il y a vraiment des valeurs qui comptent : « le souci du détail – une qualité de présentation irréprochable ».

Evelyne Allenne ASYLEN Consulting

Les cabinets d’avocats demandent effectivement un grand professionnalisme, ce qui est très profitable pour une débutante sauf si on ne lui confie que des tâches rébarbatives (uniquement de la frappe par exemple).

Mais dans la majorité des cas, le passage dans un cabinet d’avocats est un véritable tremplin car elles peuvent bénéficier de « l’oeil professionnel et puriste »de ce type de structure. Certains de nos clients ont modifié leurs habitudes de recrutement du profil-type.

Auparavant, ils ne recrutaient pas de juniors, car, compte tenu de la forte pression qui pèse sur leurs secrétaires et assistantes, ils privilégiaient le recrutement de profils expérimentés.

La tendance actuelle va de plus en plus vers l’intégration de profils juniors.

C’est vraiment une opportunité d’intégrer de tels cabinets. Je recommande alors aux candidates de faire preuve d’une excellente présentation, et d’être souples sur les horaires.

On observe de plus en plus parmi les secrétaires et assistantes expérimentées une réticence importante sur le dépassement d’horaire et contradictoirement une forte exigence pour une rémunération élevée.

Isabelle de Champsavin FEMMES ET CARRIERES

Les avocats ne sont pas les seuls à recruter des assistantes, l’industrie est un secteur qui recrute beaucoup actuellement.

Mais le recrutement des jeunes diplômés est plus difficile. Il faut avoir la chance de se présenter au bon moment, dans une entreprise qui recrute.

Les jeunes diplômés sont en forte concurrence avec des profils expérimentés, comme les assistantes qui recherchent une évolution dans le cadre de leur deuxième emploi. Pour pallier leur inexpérience,

les jeunes diplômés ont tout intérêt à faire un passage en agence d’intérim pour faire leurs preuves et acquérir plus d’expérience.

Elles peuvent en effet acquérir ce que les entreprises recherchent : de la maturité, une excellente élocution, de la personnalité.

L’alternance est aussi un bon moyen d’acquérir de l’expérience car les candidats qui sont passés par ce type de formation sont plus opérationnels à la sortie de l’école.

Tanya Ireland TM INTERNATIONAL

Les jeunes diplômées sont actuellement confrontées à une forte concurrence. Les entreprises sont de plus en plus exigeantes et leurs critères de sélection sont de plus en plus précis.

Il y a bien évidemment des postes ouverts aux jeunes diplômées ceci-dit elles devront tenir compte des nouvelles aspirations des entreprises. En effet, elles seront dorénavant soumises à des tests techniques extrêmement pointus qui ont pour objectif d’identifier la meilleure candidate !

Si elles maîtrisent les ficelles du métier (frappe, langues étrangères, informatique, etc.…) elles auront toutes les chances de trouver rapidement un emploi. La sélection se fait aujourd’hui sur la personnalité des candidates.

Seules les meilleures assistantes juniors arrivent jusqu’aux derniers entretiens de sélection.

Elisabeth Soskin-Birene ORDINTER

Je n’enverrais pas un junior dans un cabinet d’avocats car les tâches qu’on leur fait effectuer à leurs débuts sont souvent rébarbatives et les jeunes diplômés risquent de se faire une mauvaise idée de leur métier.

Il est en effet souvent difficile pour elles de gérer la pression inhérente à ces postes.

Patrick Perroux CLIFFORD CHANCE

Nous intégrons pourtant souvent de jeunes diplômées. Nous sommes un cabinet de taille importante si bien qu’il nous est plus facile de gérer leur accueil et leur intégration. Nous apprécions les candidatures d’assistantes juniors, car nous avons l'opportunité de les former à nos méthodes de travail.

 Quelles sont vos exigences vis-à-vis des jeunes diplômés ?

Tanya Ireland TM INTERNATIONAL

D’abord il est indispensable qu’elles maîtrisent les techniques du secrétariat.

Pour préparer les étudiantes à ce qui les attend sur le marché du travail, nous visitons beaucoup d’écoles dans toute la France.

Nous leur expliquons comment est le marché et nous leur détaillons surtout ce que les entreprises demandent.

Pour nous, il est important qu’elles sachent ce qui les attend à l’issue de leur formation. Nous en profitons également pour leur rappeler, entre autre, que la maîtrise des langues est indispensable pour faire carrière et qu’il est très important d’avoir une bonne vitesse de frappe (minimum 35 mots/minute

Maria COOMBE DOROTHY DANAHY SAS :

Pour un début de carrière, commencer dans un cabinet juridique ou d’audit est particulièrement formateur. Ce type de structure permet de consolider la connaissance de tâches classiques (frappe, etc.).

On demande aux secrétaires de gérer des priorités, de tenir compte de deadlines très précises, d’être très techniques et d’avoir le souci du détail.

Je conseillerais donc aux candidates de s’engager dans cette voie pour leur première expérience.

Elisabeth Soskin-Birene ORDINTER

Il faut demander aux jeunes diplômés de s’ouvrir, d’être polyvalent mais aussi de revoir leurs prétentions.

On reçoit souvent des CV qui indique « Secrétaire de direction, 21 ans », mais à 21 ans, sans expérience, on ne peut pas se dire secrétaire de direction.

Les jeunes diplômés sont souvent conditionnés par leurs écoles qui les persuadent qu’ils seront totalement opérationnels à la sortie de leurs études et qu’ils pourront exiger un salaire conséquent alors que c’est rarement le cas lorsque l’on n’a pas encore d’expérience professionnelle.

C’est souvent à nous de leur expliquer qu’ils vont gravir les échelons progressivement au cours des années.

Patrick Perroux CLIFFORD CHANCE

Les candidates ne doivent pas tricher sur leur CV. Généralement les CV que nous recevons indiquent « anglais courant » mais, dans la plupart des cas, les candidates ont du mal à s’exprimer à l’oral.

C’est pour cette raison que nous procédons à une première sélection au téléphone pour contrôler leur niveau d’anglais oral.

Or, si elles ne satisfont pas à cette première sélection, elles sont automatiquement éliminées. Nous constatons aussi que bien souvent, les candidates disent maîtriser le Pack Office.

Pourtant elles ne connaissent pas toujours des fonctions basiques d’Excel et maîtrisent souvent mal Word. Ces logiciels sont pourtant indispensables au métier de secrétaire.

Patrice Delavau DREAMWORK P.A.

Nos clients sont très exigeants sur le niveau de langues de nos candidates. Nous contrôlons donc systématiquement leur niveau d’anglais en ayant directement avec elles une conversation en anglais.

Les candidates ont en effet tendance à exagérer leur niveau d’anglais pour obtenir un entretien de recrutement.

Il faut dire aussi que les recruteurs font la même chose, dans le libellé de leurs offres d’emploi.

Là où une candidate avec un niveau d’anglais lu, parlé et écrit, conviendrait, ils demandent souvent une candidate bilingue.

Nous intervenons souvent pour adapter leurs exigences à la nature du poste à pourvoir. Les candidates doivent néanmoins pratiquer le mieux possible l’anglais. C’est un véritable atout.

Isabelle de Champsavin FEMMES ET CARRIERES

Souvent les candidates indiquent qu’elles ont un niveau d’anglais bilingue alors que ce n’est pas le cas.

Mais ceci peut s’expliquer par le fait que certaines annonces d’emploi demandent un niveau bilingue pour des postes qui nécessitent un anglais courant ou de conversation basique.

Cela modifie leur échelle de mesure du niveau de langue.

Afin d’avoir une vue objective de leur niveau de langue, nos candidates sont évaluées à l’issue de l’entretien par des consultants de langue maternelle anglaise.

Il y a aussi de vrais problèmes d’orthographe chez les jeunes secrétaires aujourd’hui alors que c’est un aspect essentiel de leur travail.

C’est le problème principal que nous rencontrons chez les candidats. Il est aussi essentiel de savoir mettre en page un document.

Quant à la sténographie, elle apporte toujours un plus mais n’est plus indispensable de nos jours.

Patrice Delavau DREAMWORK P.A.

La connaissance du Pack Office est essentielle, avant de passer leur diplôme les étudiantes doivent avoir une maîtrise totale de Word, Excel et Powerpoint, c’est le minimum que l’on puisse exiger d’une secrétaire

Quelle importance accordez-vous aux tests dans votre recrutement ?

Tanya Ireland TM INTERNATIONAL

Pour répondre aux nouvelles exigences de nos clients, nous faisons passer des tests très approfondis pour contrôler leur maîtrise du Pack Office et leur vitesse de frappe (35 mots/minute minimum.)

Nous accordons aussi une grande importance au niveau des langues, c’est pourquoi nos candidates sont testées à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais.

La personnalité de la candidate également est essentielle. Nous recherchons des gens organisés et dynamiques !

Patrick Perroux CLIFFORD CHANCE

Nous effectuons plusieurs tests dans nos procédures de recrutement. Le premier test s’effectue au téléphone pour vérifier le niveau de langue de la candidate.

Si ce test est concluant nous la recevons et nous lui faisons passer des tests sur ordinateur pendant 1h30. Ce sont des exercices de traitement de texte et de mise en page sous Word.

Nous leur demandons aussi de retranscrire une bande audio en français et en anglais. Si ces tests sont insuffisants, nous faisons le point sur les erreurs de la candidate qui peut les expliquer.

Ensuite, nous abordons l’entretien proprement dit autour du CV de la candidate, son parcours, ses aspirations professionnelles. Nous lui présentons ensuite le poste.

Sur une cinquantaine de CV reçus, nous convoquons environ dix personnes en entretien pour en retenir deux en moyenne.

Nous faisons rarement appel aux sociétés d’intérim pour des pré-recrutements car souvent les assistantes que nous avons reçues par ce biais ne souhaitaient pas intégrer l’entreprise à l’issue de la mission.

En revanche, nous nous adressons à elles pour des postes ponctuels et très spécialisés.

Pour le recrutement classique, nous préférons faire appel à des cabinets de recrutement, les candidates présentées étant souvent à la recherche d’une position stable sur le long terme.

Evelyne Allenne ASYLEN Consulting

Nous procédons à des tests techniques mis en place en partenariat avec nos clients pour évaluer le niveau de compétence des candidates.

Les résultats des tests sont systématiquement donnés à la candidate et l’on constate bien souvent une attitude totalement différente après les tests lorsque la candidate a échoué.

Parfois une candidate qui nous aura plu au cours d’un entretien avant les tests, pourra montrer une attitude décevante après les tests.

Si elle est trop déstabilisée, si elle cherche trop à se justifier, sa résistance au stress en cas de forte pression au travail risque d’être faible, et ça peut être un élément rédhibitoire en dépit de la qualité de son dossier par ailleurs.

Isabelle de Champsavin FEMMES ET CARRIERES

Nous faisons passer aux candidates des tests d’orthographe et de logiciels de différents niveaux. Puis nous les recevons en entretien pendant environ une heure afin d’évaluer leur comportement en entreprise, valider leur expérience et connaître leurs attentes.

Quand elles viennent à notre rencontre, elles sont là pour s’inscrire et pour nous parler de ce qu’elles envisagent pour l’avenir.

Nous ne sommes pas là pour les placer à tout prix mais pour réussir une adéquation entre leurs aspirations et les besoins d’une entreprise.

Si leur profil convient à un poste à pourvoir, nous leur faisons rencontrer ce client. Dans tous les cas, nous avons un rôle de conseil.

Elisabeth Soskin-Birene ORDINTER

Toutes les agences ne font pas passer de tests. Au niveau de l’agence Ordinter spécialisée Secrétariat nous pratiquons toute une batterie de tests.

Ces évaluations durent environ 1 heure et ne sont qu’une base de discussion pour évaluer les missions qui pourraient convenir au candidat.

On mesure notamment, grâce aux tests, la faculté de réponse au stress, la stabilité émotionnelle et l’esprit d’équipe des candidats.

Si, par exemple, le candidat nous explique qu’il ne supporte pas de travailler dans le stress, on ne va pas l’envoyer dans un cabinet d’avocats.

Les tests ne sont pas déterminants dans l’évaluation que l’on va faire du candidat mais cela va nous permettre de le faire parler pour mieux cerner sa personnalité et ses compétences.

On constate notamment que dans le travail temporaire, quand les missions échouent, c’est dans la plupart des cas à cause du comportement de l’intérimaire et non pas à cause d’une lacune technique.

Aussi, quand nous rencontrons une candidate avec une excellente personnalité, si elle a de bonnes connaissances sur Word par exemple, mais qu’elle présente des lacunes sur Excel, nous lui dispensons alors une formation Excel, plutôt que de la laisser partir sous prétexte de sa faible maîtrise du tableur.

La personnalité de la candidate est bien évidemment déterminante dans la décision de recruter, les tests servent à valider nos impressions et à nous garantir l’expertise technique de la candidate.

J’ai placé, à un poste destiné à une candidate de 30 ans, une jeune femme de 23 ans, diplômée d’un BTS, qui avait exceptionnellement bien réussi ses tests et qui venait de terminer sa formation en alternance. Il a fallu que j’insiste auprès de l’employeur et elle a été embauchée.

Quelles recommandations feriez-vous aux jeunes diplômés ?

Tanya Ireland TM INTERNATIONAL

Je leur conseillerai d’abord de ne pas attendre la rentrée pour commencer leur recherche parce que « malheureusement » c’est en juillet et août qu’il y a beaucoup de postes à pourvoir.

Nous apprécions les candidates qui nous contactent dès le mois de juin, parfois même juste avant la fin de leurs études.

D’autre part, je leur conseillerai de faire attention à leur utilisation de l’outil Internet.

Nous recevons beaucoup trop de candidatures qui ne sont pas ciblées.

Les candidates doivent envoyer une candidature qui réponde de façon précise à ce que recherche l’entreprise ou le cabinet qu’elle contacte.

Elisabeth Soskin-Birene ORDINTER

La recherche d’emploi est un travail à plein temps.

Les jeunes diplômés partent tous en vacances en juillet-août, alors qu’il y a des postes à pourvoir à cette période, et reviennent tous sur le marché du travail au mois de septembre quand ils sont alors trop nombreux pour le nombre de postes proposés.

Je recommande aux candidates qui ont fait des jobs d’été ou toute autre expérience professionnelle de le mentionner dans leur CV. C’est toujours un plus.

Patrick Perroux CLIFFORD CHANCE

Ce que nous pourrions conseiller aux candidates, c’est avant tout d’être authentiques.

Evelyne Allenne ASYLEN Consulting

Si les futures secrétaires souhaitent partir en vacances après leurs études, mon conseil serait de passer ces vacances en Angleterre  pour améliorer leur niveau d’anglais qui est bien souvent et majoritairement trop faible.

Patrice Delavau DREAMWORK P.A.

Pour un premier poste, une jeune diplômée ne doit pas être trop exigeante sur le salaire. Nous lui demandons d’être très polyvalente et de faire preuve d’une réelle ouverture d’esprit.

Nous constatons encore trop souvent un véritable décalage entre les attentes d’une jeune diplômée et la réalité du monde du travail.

Les écoles ont une grande part de responsabilité sur ce point.

En ce qui concerne l’entretien de recrutement, il est important si l’on veut se donner toutes les chances, de bien se documenter sur l’entreprise.

Isabelle de Champsavin FEMMES ET CARRIERES

Les jeunes assistantes ont du mal à résister aux sirènes de la communication, du marketing ou  de la publicité.

Elles souhaitent toutes travailler dans ces secteurs mais ne connaissent pas les réalités de ces métiers.

Elles sont souvent déçues et nous les engageons à s’ouvrir à tous les secteurs d’activités

Pour optimiser leurs candidatures, nous conseillons à nos candidates de présenter des CV sobres.

Il vaut mieux éviter de faire des mailings impersonnels à tous les cabinets de recrutement qui se rendent compte très vite de ces candidatures peu soignées.

Lors de l’entretien, je recommande aux candidates d’éviter d’aborder la question du salaire et des horaires de travail dès le premier entretien.

Elles peuvent s’attendre à un salaire d’environ 18 300 euros/an dans le cadre d’un premier emploi.

Patrick Perroux CLIFFORD CHANCE

Nos assistantes travaillent toutes sur 35h. Nous leur demandons cependant une certaine flexibilité : être en mesure d'assister leurs avocats en cas de surcroît d'activité, quitte à compenser sur une période moins chargée.

Une assistante en début de carrière gagne 21385 euros/an si elle est de langue maternelle française et 22100/an euros, si elle est de langue maternelle anglaise, à cela viennent s'ajouter d'autres avantages (participation, etc.).

Maria Coombe DOROTHY DANAHY SAS

Les jeunes diplômés ont de plus en plus besoin de conseils. Nous nous y investissons de plus en plus. Nous préparons les candidates que nous présentons à l’entretien, notamment sur la manière de se présenter.

On constate, en effet, que certaines futures assistantes sont souvent beaucoup trop décontractées, qu’elles ne savent pas s’habiller pour aller en entretien.

Et malheureusement, même si leur cv et leur parcours sont très intéressants, une mauvaise présentation est souvent éliminatoire lors de l’entretien.  

Patrice Delavau DREAMWORK P.A.

En tant que professionnel de l’intérim, notre rôle a beaucoup évolué ces dernières années. Nous consacrons aujourd’hui dix fois plus de temps à dispenser des conseils à nos intérimaires par rapport aux années précédentes.

Nous les aidons à réussir leur entretien de présentation dans l’entreprise. Nous les aidons à être convaincantes. Je leur conseille néanmoins de ne pas hésiter à « bousculer » le recruteur, en mettant ainsi en avant leur personnalité.

Il ne suffit plus de se contenter de respecter les règles traditionnelles d’une bonne présentation, il faut être la meilleure.