Le métier d’assistante recouvre actuellement des réalités bien différentes de celles auxquelles étaient confrontées les secrétaires d’antan. En effet, l’analyse du contenu des missions et le niveau de leurs responsabilités mettent en évidence la multiplicité de leurs compétences.

Afin de mieux comprendre ces nouvelles pratiques, Pascale Silvestre de Sacy, Responsable Ressources Humaines à l’Assemblée des Chambres Françaises de Commerce et d’Industrie (ACFCI) nous donne sa vision du métier tel qu’il a évolué et est actuellement pratiqué à l’ACFCI.

Du métier de secrétaire à l’assistanat

« On assiste depuis une quinzaine d’années à une évolution très nette du métier de secrétaire, marquée par une complexification des missions. Cette complexité est le fondement même de cette progression, la condition du passage de secrétaire à assistante. Le terme « secrétaire » est le vocable ancien représentant le coeur du métier historique de cette profession, caractérisée par une relation essentiellement à deux (dans un mode hiérarchique direct) faisant référence au « secret » entre les deux membres du binôme.

Le coeur du métier demeure le même pour ce qui est du traitement du courrier, de l’accueil téléphonique, de la constitution de l’agenda ou encore de l’organisation de réunions. A côté de cela, on voit se développer des missions à plus grande valeur ajoutée, de plus en plus complexes liées notamment à la transmission de l’information, à la multiplication des acteurs et à leur nécessaire coordination.

L’assistante est désormais celle qui, par définition, assiste et apporte son appui sur un périmètre de plus en plus large. Elle travaille fréquemment pour deux ou trois cadres et ses missions s’élargissent et se complexifient (développement du rédactionnel avec synthèse, traitement et diffusion de multiples informations, coordination, etc...). Elle n’est donc plus toujours dans une relation de subordination directe », nous explique Pascale Silvestre de Sacy, responsable des R.H..

Les principaux facteurs d’évolution du métier

« La tendance aujourd’hui est à la recherche de productivité et à l’efficacité tandis que le temps dans l’entreprise se comprime de plus en plus. Il faut faire vite et mieux, souvent avec moins. Plusieurs facteurs ou révélateurs peuvent caractériser l’évolution du métier. Signe d’un métier qui se complexifie, le niveau des formations initiales préparant au métier s’est élevé (BTS et Bac Professionnels), répondant ainsi aux besoins des entreprises », décrit la responsable. L’arrivée de la bureautique notamment - le traitement de texte puis l’ordinateur - a fait gagner du temps et rendu plus facile cet aspect du métier.

L’entrée dans les moeurs de l’outil informatique et des Nouvelles Technologies d’Information et de Communication (NTIC) (pour la messagerie, Internet, intranet…) permet la répartition de la fonction « frappe » sur plusieurs acteurs. Les générations d’assistantes d’aujourd’hui ont tendance à moins « frapper » et apportent leur valeur ajoutée sur la mise en forme des écrits déjà tapés qui leur sont transmis. Enfin, les organisations se sont horizontalisées et les rapports au travail ont donc évolué. Les assistantes ont maintenant accès à l’information et peuvent donc être acteurs.

Elles comprennent désormais le sens de leur action alors que jadis, la secrétaire pouvait frapper le texte donné par son supérieur sans poser de question ou sans que lui soit expliqué la finalité de sa mission. De plus, les organisations se complexifient sous les effets de leur environnement. La recherche de gain de productivité et de valeur ajoutée ont davantage axé les recrutements des entreprises sur les métiers « productifs » (experts…) entraînant souvent le redéploiement des métiers supports tels que l’assistanat. Les assistantes ont donc dû élargir leurs champs d’intervention.

« Il faut faire plus et mieux avec moins ; c’est le cercle vertueux engendré par la complexification des organisations qui a pour effet positif d’élever le niveau de compétence », constate Pascale Silvestre de Sacy

Les fonctions d’une assistante

« L’assistante peut donc se dégager de la fonction « frappe » et apporter une valeur ajoutée notamment sur l’ensemble des missions basées sur le traitement, la circulation de l’information et la fonction de coordination car elle devient le point central, le point d’appui du service dans lequel elle se trouve.

On peut dire qu’elle assume trois fonctions, trois rôles ; un rôle « intellectuel », puisqu’elle doit veiller, alerter, penser, anticiper, proposer (…), un rôle « technique » par sa maîtrise des outils bureautiques (…) et un rôle « organisationnel » par sa capacité à faire le lien avec les différents interlocuteurs et à organiser.

Il est donc important qu’elle soit capable de « zapper », de gérer plusieurs actions telles que traiter et réaliser de l’information, faire du relationnel (capacité à discerner le niveau des interlocuteurs, la situation) ou encore de coordonner les multiples acteurs du service », précise la responsable R.H..

Un métier à responsabilités

« Les assistantes ont vu leurs responsabilités croître du fait notamment des évolutions organisationnelles de l’entreprise, de leur accès à l’information, de leur compréhension de ce qui est attendu d’elles mais également du rôle et de la place qui leur sont reconnus dans le service. Il est facile de mesurer les effets d’un assistanat compétent et efficace par rapport à un assistanat moins polyvalent.

Son champs de responsabilité s’exerce principalement au niveau de la réalisation de ses missions, ce qui touche au « comment » de ce qu’elle va faire : par exemple, des décisions d’ordre fonctionnel tel que le choix pertinent d’une salle de réunion, d’un hôtel ; le choix de l’organisation de son poste de travail,…). Il est également attendu d’elle qu’elle soit force de proposition notamment pour améliorer l’organisation du service. Le fonctionnement de l’entreprise d’aujourd’hui leur laisse de plus en plus les moyens d’être autonomes et reconnues.

L’assistante, par le rôle central qu’elle joue au sein de son système (service, direction), par la confiance qui lui est conférée, en devient le véritable pivot, le maillon indispensable à la circulation de l’information et à la coordination entre les différents acteurs, garantissant ainsi le bon fonctionnement de ce système”, nous indique Pascale Silvestre de Sacy.

Polycompétence : des atouts indéniables

« Compte tenu de la complexification des organisations, il est évident qu’une entreprise va rechercher le profil le plus adéquat, c’està- dire le profil poly compétent. Celui-ci rassemble non seulement des compétences techniques (maîtrise de la langue française, des outils bureautiques et NTIC,…) mais surtout des compétences axées sur le savoir faire et le savoir être. En effet, la polycompétence est plus qu’un état d’esprit,

c’est un « état d’être ». La prise de conscience par l’assistante de la nécessité de cette polycompétence est l’une des conditions de son développement, de sa professionnalisation et de l’exercice de son autonomie.

Les atouts majeurs d’une assistante transparaissent à travers sa personnalité, ce qu’elle sait faire et la façon dont elle le fait. Sa rigueur, son discernement, son sens de l’écoute, son relationnel, sa rapidité, sa fiabilité, sa créativité, sa curiosité et son sens des responsabilités sont des aptitudes qu’il lui faut mettre en avant. De même, sa capacité à apprécier la charge de travail pour la planifier, déceler les urgences et les priorités, accepter les imprévus et chercher des solutions, s’adapter à des tâches diverses, prendre des initiatives, respecter la confidentialité des informations traitées ou encore être capable de travailler en équipe représentent des aptitudes riches et recherchées sur le marché du travail.

Dans l’entreprise paradoxalement, les managers ne sont pas prêts à « lâcher» leurs assistantes quand elles sont efficaces alors que cette fonction est vraisemblablement la plus transversale, la plus mobile. Par ailleurs, en termes de gestion de carrières, certaines assistantes ont pu évoluer vers des postes de cadres dans des fonctions d’assistante de direction ou d’opérationnels (chargées de mission…).

Aujourd’hui, les assistantes disent se considérer comme « assistantes » et non comme « secrétaires » et tiennent à cette distinction. La valorisation, la reconnaissance de leur métier semblent être contenues dans ce vocable », observe la responsable des Ressources Humaines à l’Assemblée des Chambres Françaises de Commerce et d’Industrie.