Assistante ou secrétaire : une idée originale pour séduire les recruteurs

La perspective d’un entretien d’embauche peut en effrayer plus d’un. Josette Dubost, Consultante pour le département Formation Secrétariat et Accueil de DEMOS,organisme de formation professionnelle, vous propose sa solution pour passer, haut la main, cette dernière étape.

Comment arriver confiante, le jour J, à votre entretien d’embauche ? Comment prouver au recruteur que c’est vous qu’il doit embaucher ?

Comment capter son attention et valoriser votre parcours et vos compétences autrement que par une longue énumération orale ? Josette Dubost, Consultante pour le département Formation Secrétariat et Accueil de DEMOS, organisme de formation professionnelle, et auteur de " Le temps maîtrisé ou la secrétaire efficace " (Editions DEMOS) vous conseille de préparer " un livre de bord ". Nous avons voulu la rencontrer afin d’en savoir plus.

En quoi consiste le livre de bord ?

Josette Dubost : Le livre de bord apporte une solution idéale à tous(tes) les candidat(e)s à un poste d’assistante ou de secrétaire qui tiennent à se démarquer lors d’un entretien de recrutement. Le terme " livre de bord " est explicite : il renvoie, dans le vocabulaire maritime, au compte-rendu de la vie à bord d’un navire, tenu par les officiers de quart. Ce sont les retranscriptions des petits et grands événements qui émaillent une longue traversée. L’image est évidente pour les assistantes et secrétaires.

Le livre de bord est un outil précieux, voire indispensable à un entretien d’embauche. Ce " press-book " leur permet de retracer par écrit leur parcours professionnel, de fixer leur expérience vécue. Une fois terminé, ce document attractif reprendra, dans le détail, toutes les tâches, activités, missions exécutées à toute période et toutes les étapes de leur réalisation. Support de synthèse des points d’ancrage les plus favorables à retenir, il devra retenir tous les points forts du parcours professionnel (et/ou du stage) du/de la candidat(e). Pour le recruteur, il représentera le support des acquis et l’image de marque du/de la candidat(e).

La démarche est originale mais ne l’est-elle pas trop ? Quels en sont les avantages réels dans le cadre d’un entretien de recrutement ?

Josette Dubost : Certes la démarche est inhabituelle aussi doit-t-elle faire preuve d’un grand professionnalisme. Grâce à sa préparation en amont, le livre de bord équivaut à une assurance contre une éventuelle amnésie. D’autre part, si l’on poursuit l’image maritime, le lecteur (en l’occurrence le recruteur), sera en mesure de se substituer au voyageur (en l’occurrence la secrétaire ou l’assistante), pour effectuer le même cheminement et refaire dans sa tête le même voyage. Le recruteur n’aura pas à subir une longue et monotone énumération orale des diverses tâches remplies par le ou la candidat(e) assis(e) en face de lui puisque toutes ces informations lui seront présentées visuellement et de façon attractive. Les avantages de cette démarche ne se limitent pas au seul contenu informatif. En effet, le livre de bord va mettre en lumière les compétences techniques, rédactionnelles, informatiques, organisationnelles, voire linguistiques du/ de la candidat(e) et montrer, de surcroît, sa créativité, son implication et sa motivation.

Quels conseils pratiques pouvez-vous donner à nos lecteurs pour la rédaction de ce livre de bord ?

Josette Dubost : Le recruteur doit apprendre quelque chose et posséder une vue d’ensemble synthétique. Vos lecteurs doivent avant tout se demander : " Que dois-je dire et comment le dire ? ". Toute publication possède une ligne éditoriale. A eux de la définir. Titrer leur production avant toute rédaction peut également les aider à rédiger. Et s’ils ne se sentent pas en mesure d’élaborer un document complet, ils peuvent alors se concentrer sur un thème attrayant pour le recruteur et valorisant pour eux. Il s’agit de puiser dans ses ressources personnelles et de rebondir sur ses idées. Il faut étonner le recruteur, ne pas le lasser, lui donner l’envie d’en savoir plus.

A vos lecteurs de déterminer l’image oriqu’ils souhaitent donner d’eux-mêmes. Quant à la forme, la rédaction doit être directe, concrète et précise. Il faut donner un style dynamique à sa pensée : choisir son ton, sa marque de fabrique, ses signes de reconnaissance. Faire en sorte que l’écrit soit tonique, vivant et agréable à lire. Une " charte graphique " s’impose pour viser la qualité totale.

Il est important de s’efforcer de gérer et dynamiser la mise en page du livre de bord par un graphisme et des couleurs appropriées, reflets de la personnalité du rédacteur. L’agrémenter d’images, de schémas, de photos, de graphiques ou de dessins est une excellente idée. Une illustration vaut parfois mieux qu’un long discours !

A.deG