Aujourd'hui, il est possible de suivre ses mails, aussi bien personnels que professionnels, à tout moment et où que l'on soit sur nos smartphones. Alors, comment réussir à les gérer ? Quel style d'écriture adopté ? Quelles sont les règles à respecter ? Ce sont autant d'interrogations sur la pratique des mails auxquelles Robert Half, Management Ressources, s'est penché afin d'en optimiser l'usage.

1) A qui s'adresse véritablement mon message ?

Il est de coutume de mettre une multitude de destinataires en copie afin de s'assurer que l'information est partagée au plus grand nombre ... Néanmoins, leur sélection compte beaucoup : il faut faire attention à ne pas omettre quelqu'un estimant devoir être informé mais aussi à ne pas lasser voire irriter vos destinaires.  C'est la raison pour laquelle, lorsque vous hésitez à inclure une personne, il est conseillé de lui envoyer un courriel afin de savoir si elle souhaite recevoir ce type d'informations

2) Quelle formule de politesse faut-il choisir ? 

Il faut trouver le juste milieu ... Trop de politesse peut frôler l'incorrection, tandis que pas assez peut froisser ! Il est recommandé d'utiliser des formules de politesse d'usage lorsque les échanges de mail sont très espacés. Au contraire, avec vos correspondants réguliers, il faut réussir à combiner politesse et concision. En effet, des formules de salutation simples du type "Bonjour " ou "Merci" suffisent en début et fin de courriel.  

3) Quelle signature faut-il utiliser ?

Lorsque ce sont vos premiers échanges avec un nouveau correspondant, l'utilisation de votre signature professionnelle est primordiale afin qu'il puisse enregistrer vos coordonnées (identité, fonction ...). Par la suite, en fonction des relations entretenues, vous pourrez indiquer uniquement votre nom et prénom.  

4) Quel est le délai nécessaire pour répondre ou recevoir une réponse? 

Selon le contexte, les personnes concernées et la culture de l'entreprise, la réponse varie... En général, il ne faut pas dépasser un délai de 48 heures pour répondre, au risque d'être relancé plusieurs fois. Dans certains cas, il est parfois préférable de poser la question suivante  à votre interlocuteur pour clarifier les choses : "A quelle date avez-vous besoin d'un retour?" . Quant à l'expéditeur, il est préconisé qu'il précise le délai fixé pour un retour. 

5) Comment réussir à souligner ce qui est important et/urgent ?  

Pour les courriels importants ou urgents, il faut faire une véritable sélection car seules les personnes concernées doivent les recevoir. Néanmoins, il faut faire attention au degré d'urgence de votre message afin de ne pas créer progressivement l'indifférence de vos correspondants... C'est pourquoi, le message doit être clair et concis afin de capter immédiatement l'attention de vos destinataires !   

6) Quand et comment est-il conseillé de mettre fin à un échange ?

 Il est inutile de clore une conversation par "ok" ou encore "lu", c'est une perte de temps pour l'expéditeur ! Par mail il n'est pas nécessaire de rebondir systématiquement...  Une fois que l'information est transmise, il n'est pas impératif de poursuivre la conversation, notamment avec vos collègues.