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Réf/Agence de conseil - Assistante de Gestion (GPME) - Sept 2021

Paris (75017)
Nom de l'entreprise : GROUPE IGF
Type de contrat : Alternance (Contrat pro)
 
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Description du poste

Nous sommes une agence de conseil en stratégie et image de marque, et nous recherchons un(e) office manager en alternance pour une durée de 24 mois à compter de Septembre 2021.
 
Nous donnons à nos clients non pas une mais des visions, des sensibilités, des directions artistiques différentes pour révéler au plus juste la valeur de leur marque.
Notre équipe de 20 collaborateurs (trices) passionné(s) et créatifs ont plusieurs expertises :
Stratégie de marque, Identité, Design,Communication, Retail et Digital.
 
Descriptif du poste
 
Au sein de l’équipe commerciale, vous serez rattaché(e) à l’assistante de direction, et serez amené(e) à travailler en collaboration avec les chefs de projets, les directeurs artistiques et les graphistes de l’agence.
 
VOS MISSIONS :
 
Office Management
● Accueil physique,
● Réception, orientation et transmission de communications téléphoniques,
● Réception et traitement du courrier entrant et sortant,
● Réception, envoi de plis coursier,
● Saisie de document sur Word et Excel, classement et archivage,
● Production, reproduction et mise en page de document, courrier,
● Recherches diverses (Parking, forfaits téléphonique, Primeurs etc..)
● Vérification de l'état des stocks, évaluations des besoins en approvisionnement et définition des commandes à passer,
● Organisation d’événement liés à la vie de l’entreprise, préparation et mise en place des salles de réunion,
● Communication interne, mise à jour des documents dans le tableau d’affichage,
● Soutien au commerciaux, achats de cosmétiques / produits, envoi spécifique transporteur,
 
Gestion financière et comptable
● Enregistrement des factures, transmission de documents comptable en lien avec le cabinet, enregistrement des avis de virement via Filemaker,
● Facturation des BDC, création des devis pour refacturation des coursiers,
 
Gestion RH
● Gestion simplifié du personnel, saisie des demandes des absences et gestion des tickets restaurant, attribution des badges d’accès, vérification des notes de frai
 
Activités complémentaires
● Soutien à l’assistante de direction au traitement des documents relatifs aux Freelance (Retranscription des feuilles de présence, vérification des montants reportés dans les devis, présence)
● Edition mensuelle d’un reporting Freelance / Maison des artistes destiné au service comptable

Profil recherché

Connaissances bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook),
 
Diplômé (e) d’un Baccalauréat professionnel ou technologique, vous justifiez d'une première expérience réussie en tant qu’office manager ou assistant(e) administrative (f) ou de direction en PME.
● Maîtrise de l’orthographe,
● Expression orale claire.
 
COMPÉTENCES
● Respect des horaires d’ouverture,
● Respect de la confidentialité des informations et des documents,
● Sens du service,
● Sens relationnel adapté au poste
Référence: recrut_4833686
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