Secrétaire téléphonique
Description
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
- Peut coordonner une équipe.
Accès
- Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique.
- Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
- La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
- La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.
Conditions
- L'activité de ce métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
- Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.
Emploi
Secteurs
Activités
- Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
- Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
- Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
- Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
- Suivre et vérifier l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
- Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,...
- Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
- Effectuer la gestion comptable et administrative d'une structure
- Coordonner l'activité d'une équipe
Compétences
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques d'écriture rapide
- Sténographie
- Saisie avec dictaphone
- Terminologie juridique
- Normes rédactionnelles
- Eléments de base en droit commercial
- Eléments de base en droit du travail
- Utilisation de logiciels de gestion comptable
- Eléments de base en comptabilité
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